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Cómo procesar un pedido de mayoreo en Shopify sin regalar el envío
Montar el canal de mayoreo es la parte visible. La que decide si deja dinero es la de después: qué pasa cada vez que entra un pedido. Aquí es donde vemos perder margen a marcas que hicieron todo lo demás bien.
Si todavía no tienes el canal montado, empieza por cómo funcionan las cuentas de mayoreo en Shopify. Esto es lo que viene después.
Los pedidos B2B no se cobran solos
La primera sorpresa para casi todos los equipos: un pedido de mayoreo no llega como una venta cerrada. Llega como pedido preliminar —un borrador— y se queda ahí esperando a que alguien lo procese.
Esto es a propósito. En mayoreo casi nunca puedes cerrar el cobro automáticamente: falta calcular el envío de un pedido pesado, confirmar existencias de un volumen grande, o aplicar condiciones acordadas con ese cliente.
La consecuencia operativa es la que importa: el pedido no avanza solo y nadie te avisa. No hay recordatorio, no caduca, no manda alerta. Se queda parado hasta que alguien entra a Pedidos → Pedidos preliminares y lo trabaja.
Es el error número uno que encontramos: marcas que descubren tres pedidos de mayoreo detenidos desde hace dos semanas porque nadie sabía que había que enviarles la solicitud de pago. Revisar esa pantalla tiene que ser una rutina diaria, igual que revisar los pedidos normales.
El envío es donde se va el margen
Aquí está el problema que casi nadie ve venir, y vale la pena explicarlo con números.
Las tarifas de envío se configuran normalmente por rangos de peso: por ejemplo, «de 0 a 1 kg cuesta $129». Esos rangos se definen pensando en el pedido de menudeo típico: una o dos piezas.
Ahora haz la cuenta con un pedido de mayoreo. Si tu producto pesa 450 gramos y tu mínimo de mayoreo son 12 piezas, cualquier pedido mayorista pesa 5.4 kg o más. Se sale de todos los rangos que definiste.
Cuando un pedido no encaja en ningún rango, Shopify no muestra ninguna tarifa. No es un error visible: simplemente no aparece nada donde debería ir el envío.
A partir de ahí pasa una de dos cosas, y ninguna es buena:
- El pedido queda en cero de envío y alguien lo procesa sin notarlo. Envías 40 piezas y absorbes un costo de varios cientos de pesos que salieron directo de tu utilidad.
- El cliente no puede terminar la compra porque el checkout le dice que no hay envío disponible para su dirección. Pierdes el pedido y ni te enteras.
Cómo resolverlo
Tienes dos caminos, y no son excluyentes:
Crear rangos de peso para volumen. Extiende tus zonas con tramos altos: 0–1 kg, 1–5 kg, 5–15 kg, 15–30 kg. Es la solución si tus pedidos de mayoreo son razonablemente predecibles. Ventaja: el cliente ve el costo al comprar y todo fluye solo.
Cotizar cada pedido y capturarlo a mano. Es lo correcto si tus pedidos varían mucho en tamaño y destino. Aceptas que el envío se agrega dentro del pedido preliminar, y lo conviertes en un paso obligatorio de tu proceso.
En cualquier caso, haz una prueba real: arma un pedido del tamaño de tu mínimo de mayoreo y llévalo hasta el checkout. Si no aparece tarifa, ya sabes que tienes el problema.
Un detalle que suele olvidarse: la ropa, el papel y los productos voluminosos se cobran por peso volumétrico. Una caja grande y ligera puede costar como si pesara el triple. Cotiza con la caja real, no solo con el peso de la báscula.
El flujo completo
- Entra el pedido preliminar. Alguien lo revisa ese mismo día.
- Se confirman existencias. Si falta algo, se habla con el cliente antes de seguir.
- Se calcula y captura el envío.
- Se envía la solicitud de pago. El cliente recibe el total final y paga en línea.
- Al pagarse, el borrador se convierte en pedido normal y se prepara.
Sobre el paso 2: no decidas por el cliente cuando falte inventario. En mayoreo un faltante suele desacomodarle una entrega a su propio cliente, y la decisión de esperar, recibir parcial o cambiar de modelo es suya. Una llamada de dos minutos evita una devolución completa.
Si vendes en México: «factura» significa dos cosas
Esto merece su propia sección porque genera confusiones reales todas las semanas.
El botón Enviar factura de Shopify manda una solicitud de pago: un correo con el total y un enlace para pagar. No es un CFDI. No tiene validez fiscal y no le sirve a tu cliente para deducir.
La factura fiscal se emite aparte, desde tu sistema de facturación o el portal del SAT, y normalmente después de que el pago entró y con los datos fiscales que el cliente te dé.
Cuando un mayorista te escriba diciendo «ya me llegó la factura pero necesito la factura», no está confundido: recibió la solicitud de pago de Shopify y le falta el CFDI. Vale la pena que tu equipo tenga clara la diferencia, porque decirle «ya te la mandamos» cuando pide el CFDI genera una fricción tonta.
Si facturas de forma habitual, hay apps que emiten el CFDI desde Shopify. Si facturas solo a quien lo pide, un proceso manual bien documentado alcanza.
La lista de verificación
Antes de dar por bueno tu proceso de mayoreo, comprueba estos cinco puntos:
- ¿Alguien revisa los pedidos preliminares a diario? Si la respuesta es «cuando nos acordamos», tienes pedidos parados ahora mismo.
- ¿Aparece tarifa de envío en un pedido del tamaño de tu mínimo? Pruébalo de verdad, no lo supongas.
- ¿Cotizas con peso volumétrico cuando el producto abulta?
- ¿Tu equipo sabe que la solicitud de pago no es el CFDI?
- ¿Está escrito en algún lado? Si el proceso solo vive en la cabeza de una persona, el día que esa persona salga de vacaciones se detiene el canal.
Ese último punto es el que más subestiman. Un documento de una página con los pasos vale más que cualquier optimización fina: es la diferencia entre un canal que opera solo y uno que depende de que alguien se acuerde.
En QUÁNTIKA montamos tiendas Shopify con el canal de mayoreo configurado de punta a punta —incluidas las tarifas de envío por volumen— y entregamos a cada cliente el manual de operación de su propia tienda. Conoce el servicio o agenda una llamada.